いつもホームページをご利用いただきありがとうございます。

また、いつも市へのご意見をお寄せいただき誠にありがとうございます。

日々皆さんから寄せられる「市へのご意見」については、市が行政運営をする上で重要な声であると認識しており、まちづくりや市民サービス向上に資するものとなっております。

この寄せられるご意見については、これまで連絡先が有るものについては、ご意見者へ返答。連絡先が無いものについては所管課が回答を作成し内部決裁を経て保管をしている状況でした。

しかしながら、寄せられるご意見に対して市がどう考えて、どう対応していくかについては、内部決裁で留めたり、特定のご意見者への回答だけではなく、広く市民の皆さんと情報を共有する必要があるのではないか、また寄せられるご意見の傾向を見ると同じようなご意見が繰り返し寄せられることも多いことから、この度ご意見及びその回答についてホームページで公開をしていく運びとなりました。

つきましては、ホームページでご意見及びその回答を公開をするにあたり、以下のとおり指針を定めました。

今後この指針に沿って、ご意見及びその回答を公開していきますのでよろしくお願い致します。

公開開始日

平成29年1月4日受付分から

※ご意見及びその回答はホームページトップの以下の項目から閲覧ください。

浦添市へのご意見事務取扱に関する指針

趣旨

第１条　この指針は、市行政への市民の意見、要望等を把握することで市民に対する説明責任を果たすとともに、市民の視点に立った市政運営を図るため、「市へのご意見」に係る事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

定義

第２条　この指針において「市へのご意見」とは、市政に対する市民の意見、提案、要望等であって、次に掲げる方法により提出され、国際交流課において受付したものをいう。

(1)　市庁舎（ロビー）に設置するご意見箱への投かんにより提出されたもの

(2)　浦添市ホームページ内に掲載する市へのご意見からの電子メールにより送信されたもの又は浦添市のアドレスへ直接電子メールにより送信されたもの

(3)　郵送又はファクシミリ（紙媒体）により提出されたもの

(4)　前３号に掲げるもののほか、市長が受け付けることが適当であると認めたもの

協力及び連携

第３条　「市へのご意見」に係る事務を円滑に運用するため、各課、室等（浦添市事務分掌規則（昭和56年規則第６号）第２条の局、所、課及び室をいう。）と国際交流課は、相互間の協力及び連携に努めるものとする。

受付及び担当課長等への送付

第４条　国際交流課長は、「市へのご意見」が提出されたときは、受付をした上で、速やかに当該事務を担当する課等の長（浦添市事務分掌規則第５条第３項の課長若しくは室長、同条第２項の所長又は同条第５項の主幹若しくは技幹。以下「担当課長等」という。）に回答を依頼するものとする。

２　担当課長等は、回答依頼のあった「市へのご意見」の内容が、複数の課等の事務に関わると思われるとき、又は他の課等で回答することが望ましいと判断したときは、国際交流課長に報告するものとする。

３　第１項の規定にかかわらず、「市へのご意見」の内容が次に掲げる事項のいずれかに該当するときは、国際交流課長は、担当課長等に回答を依頼しないものとする。

(1)　特定の個人や団体（以下「個人等」という。）を誹謗し、若しくは中傷し、又はそのプライバシーを侵害するとき。

(2)　個人等の営利を目的とするとき。

(3)　個人等の思想又は宗教に関わるとき。

(4)　個人等の権利又は利益を侵害するとき。

(5)　その他回答することが適当でないと市長が判断したとき。

回答の作成

第５条　担当課長等は、「市へのご意見」の回答依頼を受けたときは、次に掲げる事項に留意しつつ回答を作成するものとする。

(1)　専門用語等の多用を避け、できるだけわかりやすい表現を用いること。

(2)　「市へのご意見」を提出した者（匿名を含む。以下「提出者」という。）の意図を的確に把握するとともに、当該ご意見についての実情を調査した上で、作成すること。

(3)　実現できる内容のものは、その時期、方法等を具体的に示した上で、作成すること。

(4)　近い将来実現できるもの、又は実現に向けて努力するべきものは、次に掲げる事項を具体的に示した上で、作成すること。

ア　必要性に対する行政上の見解

イ　すぐに実現できない理由

ウ　実現するまでの間の応急措置及びその対策

(5)　慎重に判断した上で実現ができないものは、その理由を丁寧に説明するとともに、曖昧な表現はしないこと。

(6)　内容が複数課等の事務に関わるときは、関係課等の間で調整した上で、作成すること。

回答の方法等

第６条　担当課長等は、前条第１項の回答を作成したときは、所属する部等の長（浦添市事務分掌規則第５条第１項の部長若しくは局長又は同条第５項の参事。以下「部長等」という。）の決裁を受けなければならない。ただし、部長等が各任命権者の決裁を受ける必要があると判断したときは、その判断に従って決裁を受けるものとする。

２　前項の決裁を受けた後の提出者への回答は、文書又は電子メールによるものとする。ただし、担当課長等が支障がないと判断するときは、電話又は面会による口頭での回答とすることができるものとする。

３　前項の文書又は電子メールには、回答する内容のほか、次に掲げる事項を記入するものとする。

(1)　発信者名（浦添市文書取扱規程（平成12年訓令甲第21号）第31条に規定する文書の発信者名をいう。）

(2)　回答を作成した担当部署の名称、担当者の氏名、電話番号及び課等のメールアドレス

回答の期限

第７条　前条第２項の提出者への回答は、文書を受理した日から起算して８日以内に行うものとする。ただし、詳しい調査、検討又は調整が必要なときは、この限りでない。

２　担当課長等は、前項ただし書の調査、検討又は調整が必要となるため、回答の作成が期限を超えると思われるときは、国際交流課長にその旨を報告しなければならない。

回答の公表

第８条　担当課長等は、提出者に回答をしたときは、市ホームページによりその内容を公表するものとする。この場合において、個人情報の取扱いについて十分配慮するものとする。

２　前項の場合において、個人情報の取扱いについて配慮した後も、提出者又は第三者の不利益となるおそれがあると判断したときは、これを公表しないことができる。

３　その他市長が公開することが適当でないと判断したときは、これを公表しないことができる。

回答の報告

第９条　担当課長等は、提出者へ回答をしたときは、所定の様式に必要事項を記入するとともに、回答内容の写しを添えて、速やかに国際交流課長に報告しなければならない。この場合において、電子メールで作成した回答については、庁内メール等により併せて報告するものとする。

回答の督促

第10条　「市へのご意見」を受け付けた日から８日を過ぎても、第７条第２項又は第９条後段の規定による報告がないときは、国際交流課長は、当該担当課長等へ督促するものとする。

管理

第11条　国際交流課は、市へのご意見について、データを管理しなければならない。

情報提供

第12条　国際交流課長は、市へのご意見の積極的活用及び市行政への反映を促すため、関係部局及び担当課への情報提供に努めなければならない。

市長等への報告

第13条　国際交流課長は、第９条の規定による報告を取りまとめて、市長、副市長、企画部長その他必要な部署の長に、毎月報告するものとする。

附則

この指針は、平成２９年１月４日から施行する。